On appelle Gestion électronique des documents, ou GED, un système informatisé qui permet d’acquérir, de classer, et d’archiver des documents, qu’il s’agisse d’un écrit électronique, d’un  fichier son, d’une image, de données organisées sous forme de fichier… La gestion des documents permet donc de prendre en charge l’ensemble du cycle de vie du document.

Avec la Gestion électronique des documents, tous les fichiers existants sur les supports traditionnels, comme le papier, sont numérisés et stockés dans une base de données. Pour cela, la GED a recours à des algorithmes statistiques, qui permettent de classer puis de retrouver les documents par pertinence. Les logiciels de gestion des documents sont capables de gérer automatiquement, de façon organisée, tous les fichiers électroniques, l’ensemble des documents participant au bon fonctionnement d’une entreprise, d’un organisme… L’utilisation de logiciels de GED constitue un gain de temps considérable, et autorise le rassemblement et le partage efficaces des documents au sein d’un groupe.

Concrètement, l’utilisation d’un logiciel de gestion des documents propose quatre fonctionnalités principales, qui sont l’acquisition des documents (leur numérisation), leur classement à l’aide de mots-clés servant de repère pour les retrouver facilement, leur stockage, et leur diffusion.